集团标准格式的页眉页脚,以及正式的项目文件编号。正文部分,用的是标准的商业报告语言,措辞严谨,逻辑清晰,但对她而言,不啻于天书。
“为适应集团业务快速增长及数字化转型战略需求,提升后台支持部门运营效率,降低隐性成本,优化员工体验,特设立‘行政流程优化试点项目’。项目旨在通过对现有核心行政流程(如:办公用品采购与领用、会议室预定与管理、差旅报销审批、文件档案流转等)进行系统性诊断、分析与重新设计,引入精益管理思想与数字化工具,探索可复制、可推广的流程优化模式……”
“系统性诊断”、“精益管理”、“数字化工具”、“可复制模式”……这些词汇,每一个都认识,但组合在一起,却构成了一个她完全无法理解、更遑论参与的宏大世界。她所熟悉的,是“填写采购申请单”、“核对会议室预订表”、“粘贴报销发票”、“归档文件”,是这些流程中最末端、最被动执行的一环。而现在,却要她去“诊断”、“分析”、“重新设计”整个流程?就像一个只会拧螺丝的工人,突然被要求设计并改进整条生产线。
她强迫自己继续往下看。文档列出了项目的“高层级目标”:效率提升20%,成本降低15%,员工满意度提高……一串串冰冷的百分比,像一道道遥不可及的天堑。而她的“初步调研任务”,在文档末尾被一句话带过:“……需由指定人员完成试点范围内流程现状的初步摸排与痛点收集,为后续深入分析提供基础素材。”
“指定人员”……“初步摸排”……“痛点收集”……“基础素材”……
这些词,听起来似乎比“诊断设计”要温和一些,但结合林薇单独发来的“任务书”,她知道,绝没有那么简单。
她点开第三个附件——“初步调研任务书.docx”。
这份文档详细得多,也残酷得多。
任务目标:在两周内,完成对试点范围内(包括行政部、人事部、财务部基础支持模块、T服务台等四个部门)至少三个核心行政流程(可从列表中选择,也可自荐其他重点流程)的现状摸底,需形成包含以下要素的初步调研报告:
1.&bp;流程现状图:清晰绘制所选流程的当前运作步骤、参与角色、流转节点、关键表单及系统。
2.&bp;痛点与问题清单:基于对流程参与者的访谈、观察及数据分析,系统梳理流程中存在的效率低下、成本浪费、员工抱怨、风险隐患等问题,每个问题需有具体案例或数据支撑。
3.&bp;初步改进方向建议:针对梳理出的痛点,提出至少两条具有可操作性的初步改进思路,并简要说明其潜在效益与可能挑战。
4.&bp;数据要求:报告需包含定量数据(如:流程平均耗时、关键环节错误率、员工满意度抽样调查结果等)与定性信息(访谈记录摘要、典型场景描述等)。
交付要求:报告需使用提供的参考模板,逻辑清晰,语言精炼,数据准确,建议务实。最终需向项目组(韩丽梅、林薇、苏晴及相关业务部门负责人)进行15分钟的口头汇报。
资源支持:可获得项目组名义下的基础协调支持(如安排跨部门访谈),可查阅不涉密的流程相关文档。但无额外预算,无专职助手,需利用个人时间完成。
注意事项:注意沟通方式,避免引发不必要的部门抵触情绪。注意信息保密。
张艳红逐字逐句地读着,每一个要求都像一根冰冷的针,扎进她越来越麻木的神经。
流程现状图?她连Vo(画流程图的软件)都没系统学过,最多会用PPT画个简单的方块箭头。
痛点与问题清单?还要具体案例和数据支撑?她每天疲于应付流程,哪里有余力去观察“痛点”?更别说去访谈其他部门的员工了。谁会有空搭理她这个底层小助理?谁又愿意对她说真话,暴露自己部门的问题?
初步改进方向建议?这更是天方夜谭。她能看到的“问题”,无非是“申请单填写总出错”、“会议室老是被抢占”、“报销单审核慢”,这些鸡毛蒜皮,能叫“痛点”吗?她能想到的“改进”,无非是“让大家仔细点”、“提前预订”、“催审核快点”,这算什么“建议”?
数据要求?定量数据?她去哪里弄“平均耗时”、“错误率”?员工满意度调查?她连调查问卷都不会设计!
口头汇报?面对韩丽梅、林薇、苏晴,还有那些部门负责人?在那种场合,用十五分钟,讲她这份注定漏洞百出、幼稚可笑的“报告”?她光是想象那个场景,就感到胃部痉挛,冷汗直流。
两周。无额外预算。无专职助手。个人时间。
这几个关键词,像最后的棺钉,将她最后一丝侥幸心理,彻底钉死。
这根本就是一个不可能完成的任务。不,这甚至不能称之为“任务”,这是一场精心设计的、名为“考验”实为“羞辱”的仪式。是韩丽梅用最“合规”、最“专业”的方式,将她这个不自量力、试图“厘清”关系的“变量”,彻底打回原形,或者,直接“评估”为“无价值”并“出清”的快捷方式。
她